「何度説明しても伝わらない」「話が長くなってしまう」「お願いしたのに、思ったように行動してもらえない」
そんな経験はありませんか？
実は、相手に伝わる話し方に必要なのは、話す才能や豊富な知識だけではありません。
大切なのは、話す順番と言葉の選び方です。
同じ内容でも、伝え方を少し変えるだけで、相手の理解や納得は変わります。
今回は、仕事や家庭ですぐに実践できる「伝わる話し方」の5つのコツをご紹介します。
なぜ、話しているのに伝わらないのか？
1-1. 「説明した」と「伝わった」は違う
一生懸命説明したのに、相手が理解していなかった。そんな経験はありませんか？
私たちはつい、「きちんと説明したのだから、相手も理解しているはず」と考えてしまいます。
しかし、自分が伝えたことと、相手が受け取ったことは、必ずしも同じではありません。
大切なのは、どれだけ話したかではなく、相手に何が伝わったかということです。
私たちはつい、「きちんと説明したのだから、相手も理解しているはず」と考えてしまいます。
しかし、自分が伝えたことと、相手が受け取ったことは、必ずしも同じではありません。
大切なのは、どれだけ話したかではなく、相手に何が伝わったかということです。
1-2. 同じ言葉でも受け取り方は違う
例えば、職場で「もっと主体的に行動してください」と伝えたとします。
話した人は「自分で考えて提案してほしい」という意味でも、聞いた人は「自分だけで判断してよい」と受け取るかもしれません。
そこで、「困ったときは、自分の案を1つ考えてから相談してください」と伝えれば、行動が具体的になります。
伝わる話し方の第一歩は、相手の受け取り方を意識することです。
話した人は「自分で考えて提案してほしい」という意味でも、聞いた人は「自分だけで判断してよい」と受け取るかもしれません。
そこで、「困ったときは、自分の案を1つ考えてから相談してください」と伝えれば、行動が具体的になります。
伝わる話し方の第一歩は、相手の受け取り方を意識することです。
伝わる話し方は、準備で決まる
2-1. 誰に何を伝えたいのかを明確にする
話し始める前に、まず考えてほしいことがあります。
それは、「誰に、何を、何のために伝えるのか」ということです。
例えば、同じ商品やサービスの説明でも、初めて知る人と、すでに購入を検討している人では、必要な情報が違います。
目的が曖昧なまま話すと、説明が長くなり、結局何を伝えたいのかが分からなくなってしまいます。
まずは、『相手に理解してほしいことを1つに絞る』ことから始めましょう。
それは、「誰に、何を、何のために伝えるのか」ということです。
例えば、同じ商品やサービスの説明でも、初めて知る人と、すでに購入を検討している人では、必要な情報が違います。
目的が曖昧なまま話すと、説明が長くなり、結局何を伝えたいのかが分からなくなってしまいます。
まずは、『相手に理解してほしいことを1つに絞る』ことから始めましょう。
2-2. 相手が知りたいことから話し始める
伝わる話し方ができる人は、自分が話したいことだけでなく、相手が知りたいことを大切にしています。
例えば、サービスの特徴を詳しく説明する前に、「今、一番気になっていることは何ですか？」と聞いてみましょう。
相手が費用を気にしているなら費用から、効果を知りたいなら期待できる変化から話すことができます。
相手の関心を理解することが、伝わるコミュニケーションの土台になります。
例えば、サービスの特徴を詳しく説明する前に、「今、一番気になっていることは何ですか？」と聞いてみましょう。
相手が費用を気にしているなら費用から、効果を知りたいなら期待できる変化から話すことができます。
相手の関心を理解することが、伝わるコミュニケーションの土台になります。
話す順番を変えると理解しやすくなる
3-1. 結論から伝えるPREP法
分かりやすい説明をするために役立つのが、PREP法です。
PREP法とは、次の順番で話す方法です。
『結論 → 理由 → 具体例 → 要点』
例えば、「お願いするときは期限を具体的に伝えましょう」と最初に結論を伝えます。
次に「早めに、という言葉の意味は人によって違うからです」と理由を説明します。
そして「金曜日の15時までにお願いします」と具体例を示します。
最後に要点をまとめることで、相手は話の内容を整理しやすくなります。
PREP法とは、次の順番で話す方法です。
『結論 → 理由 → 具体例 → 要点』
例えば、「お願いするときは期限を具体的に伝えましょう」と最初に結論を伝えます。
次に「早めに、という言葉の意味は人によって違うからです」と理由を説明します。
そして「金曜日の15時までにお願いします」と具体例を示します。
最後に要点をまとめることで、相手は話の内容を整理しやすくなります。
3-2. 相談や提案は確認から始める
一方、相手が悩んでいるときには、結論を急がないことも大切です。
例えば、「会議で発言できない」という相談を受けたとします。
すぐに「積極的に発言しましょう」とアドバイスするのではなく、「どんな場面で発言しにくいと感じますか？」と確認します。
そのうえで、目指す状態を共有し、できそうな方法を一緒に考えます。
『報告は結論から、相談は確認から』
相手や目的によって話す順番を変えることが、理解と納得につながります。
例えば、「会議で発言できない」という相談を受けたとします。
すぐに「積極的に発言しましょう」とアドバイスするのではなく、「どんな場面で発言しにくいと感じますか？」と確認します。
そのうえで、目指す状態を共有し、できそうな方法を一緒に考えます。
『報告は結論から、相談は確認から』
相手や目的によって話す順番を変えることが、理解と納得につながります。
相手に伝わる言葉の選び方
4-1. 曖昧な言葉を具体的な言葉に変える
「しっかりやってください」「早めにお願いします」「積極的に行動してください」
日常でよく使う言葉ですが、人によって解釈が異なります。
例えば、「こまめに報告してください」よりも、「毎日の仕事が終わるときに、進捗と困っていることを共有してください」と伝える方が、何をすればよいのかが明確になります。
ポイントは、『相手の頭の中に具体的な行動が浮かぶ言葉を選ぶこと』です。
日常でよく使う言葉ですが、人によって解釈が異なります。
例えば、「こまめに報告してください」よりも、「毎日の仕事が終わるときに、進捗と困っていることを共有してください」と伝える方が、何をすればよいのかが明確になります。
ポイントは、『相手の頭の中に具体的な行動が浮かぶ言葉を選ぶこと』です。
4-2. 納得を生む理由と判断材料の伝え方
相手が内容を理解したからといって、必ず納得するとは限りません。
「なぜ必要なのか」「自分にもできるのか」が分からなければ、行動につながりにくくなります。
例えば、毎日の報告をお願いするなら、「案件の遅れに早く気づくために、まず1週間試してみましょう」と理由や期間も伝えます。
また、相手の負担や心配な点も確認しましょう。
納得は、相手が自分で判断できる情報を得ることから生まれます。
「なぜ必要なのか」「自分にもできるのか」が分からなければ、行動につながりにくくなります。
例えば、毎日の報告をお願いするなら、「案件の遅れに早く気づくために、まず1週間試してみましょう」と理由や期間も伝えます。
また、相手の負担や心配な点も確認しましょう。
納得は、相手が自分で判断できる情報を得ることから生まれます。
伝わる話し方を身につける実践方法
5-1. 相手の理解を確かめる質問
説明した後に「分かりましたか？」と聞いていませんか？
この質問では、相手が遠慮して「はい」と答えることもあります。
そこで、「どの場面で使えそうですか？」「実際にやるとしたら、何が難しそうですか？」と聞いてみましょう。
相手の言葉から、理解できている部分や、説明が足りなかった部分が見えてきます。
大切なのは、一方的に伝えることではなく、相手の反応を確認しながら対話することです。
この質問では、相手が遠慮して「はい」と答えることもあります。
そこで、「どの場面で使えそうですか？」「実際にやるとしたら、何が難しそうですか？」と聞いてみましょう。
相手の言葉から、理解できている部分や、説明が足りなかった部分が見えてきます。
大切なのは、一方的に伝えることではなく、相手の反応を確認しながら対話することです。
5-2. 今日からできる1分間の練習
伝わる話し方を身につけるために、1日1分の練習を始めてみましょう。
まず、誰に何を伝えたいのかを決めます。
次に、相手が知りたいことを考え、結論・理由・具体例を整理します。
そして、曖昧な言葉を具体的な表現に直して、声に出して話してみてください。
最後に、相手の理解を確認する質問も準備しましょう。
『話し方は、意識して実践することで少しずつ改善できます』
大切なのは、完璧に話すことではなく、相手に伝わるように工夫し続けることです。
【まとめ｜伝わる話し方は「相手を理解すること」から始まる】
伝わる話し方に必要なのは、難しい言葉や特別な話術ではありません。
相手の立場を考え、話す順番を整え、具体的な言葉で伝えることです。
そして、相手がどう受け取ったのかを確かめることも欠かせません。
be-STEPでは、相手の考えや受け取り方を理解し、一人ひとりが自分で考え、判断し、行動できるコミュニケーションを大切にしています。
「何を話すか」だけでなく、「相手に何が伝わるか」
次に誰かへ話すとき、この視点を意識してみませんか？
小さな伝え方の変化が、人との関係や日々の行動を変えるきっかけになるかもしれません。
まず、誰に何を伝えたいのかを決めます。
次に、相手が知りたいことを考え、結論・理由・具体例を整理します。
そして、曖昧な言葉を具体的な表現に直して、声に出して話してみてください。
最後に、相手の理解を確認する質問も準備しましょう。
『話し方は、意識して実践することで少しずつ改善できます』
大切なのは、完璧に話すことではなく、相手に伝わるように工夫し続けることです。
【まとめ｜伝わる話し方は「相手を理解すること」から始まる】
伝わる話し方に必要なのは、難しい言葉や特別な話術ではありません。
相手の立場を考え、話す順番を整え、具体的な言葉で伝えることです。
そして、相手がどう受け取ったのかを確かめることも欠かせません。
be-STEPでは、相手の考えや受け取り方を理解し、一人ひとりが自分で考え、判断し、行動できるコミュニケーションを大切にしています。
「何を話すか」だけでなく、「相手に何が伝わるか」
次に誰かへ話すとき、この視点を意識してみませんか？
小さな伝え方の変化が、人との関係や日々の行動を変えるきっかけになるかもしれません。